(Toekomstige) ouders verklaren dat ze de gegevens naar waarheid invullen. Het foutief invullen van gegevens (bijvoorbeeld het doen van een aanvraag zonder dat er sprake is van een zwangerschap), kan leiden tot het annuleren van een voorstel, of het schrappen van de aanvraag.
VZW Kinderopvang Leuven respecteert jouw privacy. Daarom behandelen we persoonlijke informatie altijd vertrouwelijk en volgens de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming ('AVG' of ‘GDPR’).
Wie zijn wij?
Vzw Kinderopvang Leuven is een initiatief van stad Leuven en omvat verschillende deelprojecten zoals het Loket Kinderopvang, het Centrum Inclusieve Kinderopvang, tal van gezinsondersteunende projecten (buggypunt, PIEP!, spelotheek..), een Initiatief Buitenschoolse Opvang (IBO), ’t Koetshuis en ‘KinderKuren’, opvang op school. Specifiek voor het loket kinderopvang hebben stad Leuven en de Stedelijke Adviesraad Kinderopvang Leuven vzw Kinderopvang Leuven aangeduid om een neutraal informatie- en ondersteuningspunt voor ouders die vragen hebben rond kinderopvang op te starten en hier een softwareapplicatie voor te ontwikkelen.
Hoe komen mijn persoonsgegevens in de softwareapplicatie van het loket kinderopvang?
(Toekomstige) ouders registreren hun persoonsgegevens (naam, familienaam, rijksregisternummer, adres, contactgegevens, werksituatie, opleidingsniveau, gezamenlijk belastbaar inkomen) en die van hun (ongeboren) kind(eren) (vermoedelijke geboortedatum, naam en familienaam en rijksregisternummer indien geboren) vooraleer de aanvraag voor kinderopvang gestart kan worden. Voor ouders die dit zelf niet kunnen, is er een netwerk van toeleiders die hen daarin ondersteunen. Deze toeleiders geven nooit informatie door zonder de expliciete toestemming van ouders.
Daarnaast hebben (toekomstige) ouders de mogelijkheid om specifieke informatie omtrent hun kind toe te voegen in de applicatie. Dit gaat om medicatie, huisarts, allergieën en dergelijke. Deze informatie is enkel beschikbaar voor de beheerders van het loket, alsook voor het initiatief waar de ouders een plaats vinden.
Waarvoor worden mijn persoonsgegevens gebruikt?
We gebruiken je persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor we ze kregen, met name het verwerken van de aanvraag voor kinderopvang. De door de ouder gekozen opvanginitiatieven gebruiken de ingevoerde persoonsgegevens om de aanvraag voor kinderopvang te behandelen en te beantwoorden. De gevraagde persoonsgegevens zijn noodzakelijk om de aanvraag van de ouder op een adequate manier te kunnen behandelen (volgens het voorrangsbeleid van het initiatief en de wettelijke voorrangscriteria).
Willen we jouw gegevens ook voor iets anders gebruiken, dan vragen we eerst jouw toestemming. Je kan die toestemming op elk moment intrekken door contact op te nemen met het loket kinderopvang.
Waarom worden mijn persoonsgegevens gebruikt?
De verwerking is onder andere noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust door het decreet van 20 april 2012 over kinderopvang van baby's en peuters en wijzigingsdecreten. Daarnaast is de verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst. De overeenkomst komt tot stand na uw inschrijving voor de door ons aangeboden dienst.
Wie heeft er toegang tot mijn gegevens?
- De beheerders van het loket kinderopvang (bestaande uit medewerkers van zowel stad Leuven als Interleuven) hebben lees- en schrijfrechten op jouw persoonsgegevens om jou op een adequate manier te ondersteunen in jouw zoektocht naar kinderopvang, alsook om de opvanginitiatieven te ondersteunen in het gebruik van het administratieve pakket. Zij hebben een vertrouwelijkheidsovereenkomst ondertekent om de privacygevoelige gegevens ten allen tijde vertrouwelijk te behandelen conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
- Softwareontwikkelaar Tactics BVBA is de softwareontwikkelaar die het pakket voor vzw kinderopvang Leuven bouwde, en vzw kinderopvang Leuven ondersteunt bij up to date houden van het platform via updates, patches en bugfixes.
- De loketmedewerkers hebben lees- en schrijfrechten op jouw persoonsgegevens (met name naam, adres, contactgegevens, lijst met voorkeuren) om jou op een adequate manier te ondersteunen in jouw zoektocht indien je woonplaats of voorkeursinitiatief binnen het werkingsgebied van het loket ligt.
- De Leuvense opvanginitiatieven geselecteerd in jouw opvangaanvraag, hebben leesrechten op jouw persoonsgegevens, en lees-en schrijfrechten op de jouw gegevens en op de gegevens van jouw kinderen indien ze bij hen ingeschreven zijn of waren (zie volgend punt voor de bewaartermijnen). Hierop bestaan twee uitzonderingen:
- Jouw persoonsgegevens komen terecht bij alle Leuvense opvanginitiatieven indien je opvangvraag 60 dagen voor de gewenste startdatum nog niet is ingevuld (en op de noodlijst terechtkwam). Van zodra jouw opvangvraag positief beantwoord werd door een initiatief, verdwijnt dit dossier van de noodlijst, en heeft enkel het initiatief(ven) waar je inschreven bent, toegang tot jouw gegevens.
- Medewerkers van de diensten ‘thuisopvang zieke kinderen’. Om administratieve redenen (het opmaken van de facturen), kunnen zij in de database de kinderen opzoeken die van hun diensten gebruik gemaakt hebben, en hebben ze schrijfrechten op de dossiers van de kinderen die van hun diensten gebruik gemaakt hebben. Dit kan echter pas na goedkeuring door de ouders, of door een aanpassing van de beheerders. Zij hebben een vertrouwelijkheidsovereenkomst ondertekend met VZW Kinderopvang Leuven om de privacy te waarborgen.
We sluiten een verwerkersovereenkomst met organisaties die in opdracht van vzw kinderopvang Leuven jouw gegevens verwerken. Zo zorgen we dat ook zij veilig en vertrouwelijk met je gegevens omgaan. VZW Kinderopvang Leuven blijft verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Onder bepaalde omstandigheden zijn wij verplicht om jouw gegevens door te geven aan overheidsinstanties (politie, justitie, fiscus). Wij zullen deze gegevens alleen afgeven wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Het is ons niet altijd toegestaan u te informeren over een dergelijke afgifte.
Hoelang worden mijn persoonsgegevens bijgehouden?
We bewaren jouw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze kregen. Daarna worden persoonsgegevens losgekoppeld van het dossier en geanonimiseerd, zodat trends voor kinderopvang onderzocht kunnen worden.
Volgende categorieën en termijnen kunnen onderscheiden worden:
- Persoonsgebonden informatie aanvrager en indien van toepaasing partner (voornaam, familienaam, e-mailadres, telefoonnummer, rijksregisternummer, geboorteplaats, werksituatie, opleiding. Deze worden geanonimiseerd 5 jaar na de einddatum van de inschrijving of aanvraag (indien er geen inschrijving is)
- Persoonsgebonden informatie kinderen (voornaam, familienaam, rijksregisternummer). Deze worden na 5 jaar geanonimiseerd
- Kinddossier (allergie, niet eten/drinken, huisdokter, …). Deze gegevens worden na 5 jaar verwijderd.
Hoe kan ik mijn persoonsgegevens inkijken, verbeteren of verwijderen?
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te kijken of aan te passen via uw individuele profiel op www.kinderopvangleuven.be. Op aanvraag kunnen gegevens beperkt verwijderd worden, of kan een kopie van de gegevens opgevraagd worden. Dit kan via onderstaande contactgegevens.
Omwille van wettelijke bewaartermijnen, kan er in bepaalde gevallen niet of slechts gedeeltelijk ingegaan worden op de vraag om vergeten te worden.
Welke cookies gebruikt VZW Kinderopvang Leuven?
VZW Kinderopvang Leuven gebruikt cookies om haar websites te analyseren, verbeteren en goed te laten werken. De website van Kinderopvang Leuven kan niet werken zonder cookies. Bij je eerste bezoek aan www.kinderopvangleuven.be krijg je een cookiemelding.
Een cookie is een klein tekstbestand dat jouw browser bewaart als je op leuven.be surft. Andere pagina's op deze website kunnen die informatie in het bestandje opvragen. Zo onthouden we bijvoorbeeld of je cookies accepteerde. Anders zou je altijd opnieuw de vraag krijgen om cookies te accepteren of te weigeren.
Volgende cookies worden gebruikt op de website;
- Een sessie-cookie waarin de sessie-ID bijgehouden wordt
- Een communicatie-cookie waarin de user-Id en of de user al dan niet ingelogd is, wordt bijgehouden.
Beide cookies worden verwijderd wanneer de sessie verwijderd wordt
Op volgende plaatsen worden cookies geplaatst:
- Zoekfilters: bij het gebruik van de website worden gegevens bijgehouden die werden ingegeven bij het zoeken doorheen opvanglocaties en last minutes in functie van het gebruiksgemak
- Website: bij het inloggen en invullen van de opvangvraag worden gegevens opgeslagen om het gebruik van het platform te ondersteunen.
Wat met wijzigingen in ons privacybeleid?
We toetsen ons beleid over persoonsgegevens regelmatig aan de wetgeving. Daarom is het mogelijk dat we onze privacyverklaring in de toekomst aanpassen. De wijzigingen zijn geldig vanaf het moment dat ze op deze website gepubliceerd zijn. Wij raden u aan om onze privacyverklaring op regelmatige basis te consulteren.
Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?
Alle gegevens worden beveiligd met de modernste technieken. Op regelmatige basis worden audits uitgevoerd en nemen we indien nodig passende maatregelen. Indien je hierover bezorgdheden hebt, kan je steeds contact opnemen met VZW Kinderopvang Leuven(zie contactgegevens onderaan).
Hoe kan ik een datalek melden?
Er is een datalek als persoonsgegevens:
Denk je dat er bij VZW Kinderopvangleuven een datalek is? Meld het ons.
Hoe kan ik klacht indienen?
Heb je een klacht over de verwerking van je persoonsgegevens? Meld het ons.
Je kan ook klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) of de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC)
Vragen?
Jouw persoonsgegevens worden verwerkt door:
VZW Kinderopvang Leuven
Professor Van Overstraetenplein 1
3000 Leuven
Heb je vragen over de bescherming van je persoonlijke gegevens? Contacteer ons:
Loket kinderopvang Leuven
016/27 26 43
Je kan ze ook stellen aan de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) via privacy@leuven.be.
Deze privacyverklaring is het laatste aangepast op: 21/11/2023